Dịch vụ thiết kế trải nghiệm sự kiện theo chủ đề: Tạo khác biệt trong sự kiện

Trong môi trường kinh doanh sôi động hiện nay, không ít sự kiện doanh nghiệp đang trở nên mờ nhạt vì kịch bản na ná nhau. Bạn có từng tham dự một buổi lễ mà cách trang trí, chương trình đều quen thuộc đến mức tưởng chừng đã thấy ở sự kiện trước? Thực tế, nhiều event thiếu điểm nhấn riêng khiến khách tham dự nhanh chóng quên lãng sau khi ra về. Đối với các thương hiệu, đây là vấn đề lớn: sự kiện đầu tư nhiều nhưng độ ghi nhớ thương hiệu lại thấp. Vậy giải pháp nào để sự kiện doanh nghiệp trở nên khác biệt và in dấu ấn sâu đậm hơn? Một hướng đi nổi bật đang được ưa chuộng là thiết kế trải nghiệm sự kiện theo chủ đề nhân vật bản quyền (IP-themed experience) – tức sử dụng các nhân vật nổi tiếng được cấp phép bản quyền làm chủ đề trung tâm cho toàn bộ trải nghiệm sự kiện.

Headfully – một công ty quà tặng với hơn 20 năm kinh nghiệm – đã nắm bắt xu hướng này để giúp doanh nghiệp “thổi hồn” vào sự kiện của họ. Headfully không chỉ là nhà cung cấp quà tặng quảng cáo thông thường, mà còn phát triển thành đơn vị thiết kế sự kiện chủ đề IP chuyên nghiệp. Trên thị trường quà tặng quảng cáo, Headfully đã khẳng định vị thế đối tác quà tặng bản quyền chính thức của nhiều hãng nổi tiếng (Disney, Marvel, DC Comics, Doraemon, Thỏ Bảy Màu…）. Nhờ đó, Headfully có lợi thế đặc biệt trong việc sáng tạo những sự kiện theo chủ đề nhân vật hấp dẫn và độc đáo có một không hai. Dịch vụ thiết kế trải nghiệm theo chủ đề của Headfully gồm những gì và mang lại lợi ích ra sao? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết dưới đây.

Dịch vụ thiết kế trải nghiệm chủ đề của Headfully gồm những gì?

Một sự kiện theo chủ đề nhân vật bản quyền đòi hỏi sự chuẩn bị toàn diện, đồng bộ từ ý tưởng đến triển khai. Hiểu rõ điều này, Headfully mang đến dịch vụ trọn gói thiết kế trải nghiệm theo chủ đề IP, bao gồm các hạng mục chính:

• Trang trí không gian ấn tượng: Mọi chi tiết decor tại sự kiện sẽ được tùy biến theo chủ đề nhân vật. Từ backdrop sân khấu, cổng chào, standee đến khu vực photobooth đều mang dấu ấn của IP mà doanh nghiệp lựa chọn. Ví dụ: sự kiện chủ đề Marvel sẽ có backdrop hình biểu tượng Avengers, tấm photobooth 3D như trụ sở Stark, hay sự kiện Doraemon sẽ có cánh cửa thần kỳ và những bảo bối quen thuộc trang trí khắp nơi. Không gian được “thay áo” theo chủ đề giúp khách mời bước vào một thế giới mới lạ ngay từ khi check-in.
  
• Hoạt động tương tác thu hút: Để tạo trải nghiệm đáng nhớ, không thể thiếu các hoạt động tương tác “có một không hai” gắn liền với chủ đề nhân vật. Headfully thiết kế nhiều trò chơi và chương trình hoạt náo độc đáo, chẳng hạn: thuê mascot (nhân vật hóa trang) đi quanh chào hỏi và chụp ảnh cùng khách, góc photobooth AR (Augmented Reality) cho phép người tham dự chụp ảnh với các hiệu ứng thực tế ảo theo chủ đề, minigame “hóa thân thành siêu anh hùng” nhận quà, hay các quiz đố vui có thưởng về câu chuyện của nhân vật. Ngoài ra còn có hoạt động sáng tạo như vẽ sticker/chibi cá nhân hóa theo phong cách nhân vật IP để khách mang về. Tất cả nhằm tăng cường sự tham gia của khách mời, khiến họ hòa mình vào câu chuyện và tương tác tối đa trong sự kiện.
  
• Quà tặng merchandise theo chủ đề: Đi kèm trải nghiệm tại chỗ là những món quà lưu niệm đậm dấu ấn chủ đề để khách mang về. Headfully cung cấp các bộ merchandise thiết kế riêng cho sự kiện, từ take-away gift đơn giản đến experience kit đầy đủ. Ví dụ: sự kiện chủ đề Doraemon có thể tặng mỗi khách một túi quà chứa sổ tay Doraemon, huy hiệu mèo máy, sticker Doremon dễ thương; hay hội thảo chủ đề Marvel sẽ có bộ kit gồm áo thun Avengers, cốc in hình Iron Man, móc khóa Captain America,… Tất cả quà tặng đều là sản phẩm bản quyền chính hãng của nhân vật, chất lượng cao và thiết kế đẹp mắt, giúp khách mời nhớ mãi về sự kiện cũng như thương hiệu tổ chức.
  

Hình 1: Photobooth AR tương tác tại sự kiện. Các photobooth sử dụng công nghệ AR cho phép khách tham dự hóa thân vào thế giới của nhân vật ngay tại chỗ. Chẳng hạn, khách có thể đứng trước màn hình để thấy mình đội mũ bảo hiểm Iron Man hoặc khoác áo choàng phù thủy Disney trong thời gian thực. Hoạt động này luôn thu hút dòng người xếp hàng trải nghiệm vì tính mới lạ và vui nhộn. Đồng thời, ảnh chụp AR được gửi tức thì về điện thoại giúp khách dễ dàng chia sẻ lên mạng xã hội, tạo hiệu ứng lan tỏa mạnh mẽ cho sự kiện.

Lợi ích khi tổ chức sự kiện theo chủ đề IP

Thiết kế trải nghiệm theo chủ đề nhân vật không chỉ đơn thuần là làm đẹp sự kiện, mà còn mang lại nhiều giá trị thiết thực cho thương hiệu tổ chức. Dưới đây là những lợi ích nổi bật:

• Tăng mức độ ghi nhớ thương hiệu: Sự kiện có chủ đề độc đáo sẽ ở lại lâu hơn trong tâm trí người tham dự. Đặc biệt, các nhân vật bản quyền quen thuộc (siêu anh hùng, hoạt hình, v.v.) thường gợi lên cảm xúc hoài niệm và kết nối mạnh mẽ với mọi lứa tuổi. Khi doanh nghiệp khéo léo lồng ghép thông điệp thương hiệu vào hình ảnh nhân vật, khách tham dự sẽ ấn tượng sâu hơn, từ đó ghi nhớ thương hiệu dễ dàng hơn sau sự kiện. Một sự kiện có chủ đề rõ ràng, kể một câu chuyện thú vị sẽ giúp thương hiệu “ở lại” trong tâm trí khách hàng thay vì trôi tuột đi như bao sự kiện khác.
  
• Tăng tương tác onsite và online: Chủ đề nhân vật tạo ra nhiều cơ hội tương tác cả tại chỗ lẫn trên mạng xã hội. Tại sự kiện, khách hào hứng tham gia các trò chơi, chụp ảnh với mascot, check-in ở photobooth… Một nghiên cứu cho thấy gamification và trải nghiệm tương tác có thể tăng mức độ tham gia của khách lên đến 94% – đồng nghĩa sự kiện của bạn sôi động và đông vui hơn hẳn. Không chỉ vậy, những khoảnh khắc độc đáo (như chụp ảnh cùng siêu anh hùng, tham gia quiz nhận quà) sẽ khuyến khích người tham dự đăng tải lên Facebook, Instagram, TikTok… tạo user-generated content (UGC) dồi dào. Lượng check-in, story từ khách mời giúp sự kiện và thương hiệu lan tỏa rộng rãi tới cộng đồng online mà không tốn thêm chi phí quảng cáo.
  
• Truyền tải thông điệp dễ nhớ: Mỗi nhân vật nổi tiếng đều mang trong mình câu chuyện và giá trị riêng, đó chính là chất liệu tuyệt vời để thương hiệu gửi gắm thông điệp. Thay vì những bài phát biểu khô khan, việc lồng thông điệp thương hiệu vào hành trình của một nhân vật quen thuộc sẽ giúp thông điệp đó trở nên sinh động, gần gũi. Khán giả có xu hướng tiếp nhận thông điệp qua câu chuyện hơn là qua con số. Những nhân vật IP đình đám thường gắn liền với ký ức tuổi thơ hoặc thần tượng của nhiều người, tạo liên kết cảm xúc bền chặt. Việc sử dụng hình ảnh các nhân vật này giúp thông điệp thương hiệu cộng hưởng với những câu chuyện và giá trị có sẵn, khiến người xem dễ dàng tiếp thu và ghi nhớ. Nói cách khác, một bài học hay giá trị thương hiệu được kể qua ngôn ngữ nhân vật sẽ đọng lại lâu hơn trong lòng khách tham dự.
  

Những chủ đề sự kiện tiêu biểu Headfully có thể triển khai

Với kho IP phong phú mà Headfully đang sở hữu bản quyền, doanh nghiệp có rất nhiều lựa chọn chủ đề sự kiện phù hợp với mục tiêu và đối tượng khách mời. Dưới đây là một số ý tưởng chủ đề tiêu biểu, sáng tạo mà Headfully có thể giúp bạn thực hiện:

• Ra mắt sản phẩm phong cách siêu anh hùng: Biến buổi giới thiệu sản phẩm mới thành một sự kiện đậm chất Marvel hoặc DC. Khách tham dự sẽ có cảm giác bước vào thế giới siêu anh hùng với backdrop Avengers hoành tráng, nhân viên hóa trang thành Iron Man, Captain America chào đón ở cổng, và các minigame “giải cứu thế giới” để khám phá tính năng sản phẩm. Chủ đề siêu anh hùng phù hợp cho các sản phẩm công nghệ, điện tử, hoặc bất kỳ thương hiệu nào muốn nhấn mạnh thông điệp mạnh mẽ, đột phá.
  
• Tiệc cuối năm Disney Magic: Mang phép màu Disney đến với Year End Party của công ty bạn. Không gian buổi tiệc sẽ trở nên lung linh với lâu đài Disney, các bàn tiệc đặt tên theo nhân vật (Bàn Cinderella, Bàn Mickey…), và màn hình chiếu các trích đoạn phim hoạt hình kinh điển. Headfully có thể mời mascot Mickey, Elsa, Woody… xuất hiện giao lưu cùng nhân viên. Âm nhạc Disney rộn ràng, cùng phần trao giải nội bộ kết hợp câu chuyện cổ tích sẽ khiến đêm tiệc cuối năm trở nên kỳ diệu và đáng nhớ như trong phim. (Chủ đề Cartoon Network hoặc IP Việt như Thỏ Bảy Màu cũng là lựa chọn mới lạ cho tiệc công ty, tùy văn hóa doanh nghiệp.)
  
• Workshop team-building phong cách anime/K-pop: Để gắn kết nhân viên trẻ, doanh nghiệp có thể tổ chức workshop, ngày hội nhóm với chủ đề từ văn hóa đại chúng. Ví dụ: Anime hackathon nơi các team hóa trang nhân vật Naruto, One Piece thi đấu các thử thách; hoặc ngày hội K-pop nơi mỗi phòng ban cover vũ đạo các nhóm nhạc nổi tiếng, có photobooth in hình sân khấu concert và lightstick cho mọi người check-in. Thậm chí, một buổi team-building theo chủ đề cổ tích Việt Nam (Sơn Tinh Thủy Tinh, Thạch Sanh, v.v.) cũng sẽ rất thú vị và gắn kết nếu được dàn dựng khéo léo. Những chủ đề này vừa giải trí, trẻ trung, vừa thúc đẩy tinh thần đồng đội theo cách sáng tạo hơn hẳn các workshop thông thường.
  

Quy trình triển khai dịch vụ thiết kế trải nghiệm chủ đề tại Headfully

Để biến một ý tưởng chủ đề thành sự kiện thực tế thành công, Headfully áp dụng quy trình làm việc bài bản và chuyên nghiệp gồm 5 bước chính:

1. Tiếp nhận brief và khảo sát – Trước hết, đội ngũ Headfully sẽ lắng nghe yêu cầu cụ thể từ doanh nghiệp: mục tiêu sự kiện, thông điệp muốn truyền tải, đối tượng khách mời, số lượng người tham dự, địa điểm dự kiến và ngân sách. Đồng thời, Headfully khảo sát mong muốn đặc thù của khách hàng (ví dụ: thích nhân vật nào, tone & mood sự kiện ra sao) để có cái nhìn toàn diện trước khi đề xuất ý tưởng.
   
2. Đề xuất concept & thiết kế – Dựa trên brief, Headfully brainstorm và đưa ra concept chủ đề phù hợp nhất, kèm theo bản phác thảo thiết kế sơ bộ. Giai đoạn này bao gồm: thiết kế layout không gian sự kiện (backdrop, sân khấu, photobooth, khu trò chơi…), lựa chọn vật phẩm trang trí, trang phục mascot, lên danh sách quà tặng, và kịch bản hoạt động tương tác chi tiết. Tất cả đề xuất sẽ được trình bày rõ ràng để doanh nghiệp duyệt và góp ý trước khi sản xuất.
   
3. Chuẩn bị & thi công – Khi concept đã thống nhất, Headfully bắt tay vào chuẩn bị sản xuất: in ấn và dựng backdrop, sản xuất standee, banner; may trang phục mascot hoặc booking diễn viên cosplay nhân vật; lập trình các ứng dụng interactive như AR photobooth hoặc game tương tác; chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng theo chủ đề; đóng gói quà tặng và kit trải nghiệm… Mọi hạng mục đều được kiểm tra kỹ lưỡng (ví dụ chạy thử minigame, duyệt trang phục) trước ngày diễn ra.
   
4. Thực thi & điều phối onsite – Đến ngày sự kiện, đội ngũ Headfully sẽ có mặt từ sớm để set up toàn bộ không gian theo đúng thiết kế chủ đề. Từng khu vực được trang trí đầy đủ, hệ thống âm thanh – màn hình chạy thử lần cuối, mascot và nhân sự PG chuẩn bị sẵn sàng. Trong suốt thời gian diễn ra event, Headfully điều phối nhịp nhàng tất cả hoạt động: đảm bảo MC, mascot, minigame, ca nhạc… diễn ra đúng lúc; hỗ trợ khách tham gia photobooth, trò chơi; giải quyết nhanh các sự cố (nếu có). Mục tiêu là sự kiện diễn ra suôn sẻ, đúng concept và khách mời có trải nghiệm trọn vẹn nhất.
   
5. Đánh giá hiệu quả & bàn giao – Sau sự kiện, Headfully cùng doanh nghiệp đánh giá kết quả dựa trên các KPI đề ra ban đầu. Chúng tôi thu thập phản hồi từ khách tham dự (qua khảo sát hài lòng), tổng hợp số liệu tương tác onsite (tỉ lệ người chơi game, số lượt chụp ảnh, lượng quà phát ra…) và thống kê UGC online (số bài đăng check-in, lượt tiếp cận trên mạng xã hội). Tất cả được tổng hợp thành báo cáo chi tiết gửi khách hàng. Những thành công và điểm cần cải thiện đều được rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau. Cuối cùng, Headfully bàn giao lại doanh nghiệp các tài sản sau sự kiện (video, ảnh chụp, dữ liệu khách hàng thu thập được nếu có) và cảm ơn quý công ty đã hợp tác.
   

Case study minh họa: Tiệc cuối năm chủ đề Doraemon

Để hình dung rõ hơn tác động của một sự kiện theo chủ đề IP, hãy cùng xem qua case study thực tế do Headfully thực hiện. Cuối năm 2024, Headfully đã phối hợp với một thương hiệu FMCG hàng đầu tổ chức tiệc tất niên cho hơn 500 nhân viên và đối tác, với chủ đề “Doraemon – Chuyến phiêu lưu cuối năm”. Đây là sự kiện tri ân cuối năm nên khách mời đa dạng về độ tuổi, và Doraemon – chú mèo máy nổi tiếng gắn liền với tuổi thơ nhiều thế hệ – được lựa chọn làm nhân vật trung tâm nhằm tạo không khí ấm cúng, vui vẻ.

Ngay từ cổng chào, khách tham dự đã thích thú khi thấy cánh cửa thần kỳ kích thước lớn – biểu tượng quen thuộc trong truyện Doraemon – và bước qua đó để vào sảnh tiệc. Không gian bên trong được trang trí như “thế giới tương lai” của Doraemon: backdrop sân khấu là hình ảnh cỗ máy thời gian, các bàn tiệc đặt tên theo nhân vật (Nobita, Shizuka, Jaian,…) và góc photobooth bố trí một mô hình tủ điện thoại yêu cầu để mọi người chụp ảnh. Đặc biệt, Headfully chuẩn bị 2 mascot Doraemon và Dorami xuất hiện bất ngờ trong lúc khai mạc, cùng nhảy múa và chơi minigame với khán giả. Những tràng cười và tiếng vỗ tay không ngớt khi Doraemon tham gia kéo số trúng thưởng và trao quà cho nhân viên xuất sắc.

Về quà tặng, mỗi khách được tặng một hộp “bánh rán Doraemon” (thực chất là bánh ngọt có in logo công ty và hình Doraemon) để thưởng thức tại chỗ, cùng một bộ gift set gồm lịch để bàn Doraemon 2025, áo thun in hình cả công ty chibi bên cạnh Doraemon, và một huy hiệu nhỏ “I ❤️ Doraemon”. Tất cả đều do Headfully thiết kế và sản xuất riêng, đảm bảo tính độc quyền. Kết quả, sự kiện đã thành công vang dội: mức độ tương tác onsite tăng ~30% so với tiệc cuối năm trước đó (thể hiện qua số người tham gia trò chơi, chụp ảnh nhiều hơn rõ rệt). Trên mạng xã hội, chỉ trong 1-2 ngày sau, đã có hơn 3.000 lượt chia sẻ story và bài đăng về đêm tiệc Doraemon từ những người tham dự. Hình ảnh chú mèo máy đáng yêu tràn ngập Facebook, Instagram kèm theo lời khen về sự sáng tạo của chương trình, giúp thương hiệu lan tỏa mạnh mẽ. Đây chính là minh chứng rõ rệt cho thấy một sự kiện được đầu tư thiết kế trải nghiệm theo chủ đề nhân vật có thể tạo hiệu ứng bùng nổ ra sao.

Kết luận: Tạo dấu ấn khác biệt cho sự kiện cùng Headfully

Trong bối cảnh khách hàng ngày càng “bội thực” với các sự kiện na ná nhau, việc tạo nên một trải nghiệm theo chủ đề độc đáo chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp của bạn nổi bật. Sự kiện chủ đề nhân vật không chỉ mang lại niềm vui, sự hứng khởi tức thời cho khách tham dự, mà còn âm thầm ghi dấu ấn thương hiệu trong lòng họ, thúc đẩy tương tác và truyền tải thông điệp một cách tự nhiên, hiệu quả. Từ trang trí sáng tạo, hoạt động tương tác cuốn hút đến quà tặng bản quyền ý nghĩa – tất cả đều góp phần biến sự kiện của bạn thành một kỷ niệm đẹp khó quên đối với khách hàng và đối tác.

Nếu quý doanh nghiệp đang ấp ủ ý tưởng về một sự kiện sắp tới và mong muốn tạo dấu ấn khác biệt, đừng ngần ngại liên hệ Headfully. Với kinh nghiệm dày dặn và thế mạnh về bản quyền nhân vật, Headfully tự tin sẽ là đối tác tin cậy đồng hành cùng bạn – từ việc lên ý tưởng chủ đề sáng tạo, chuẩn bị quà tặng độc quyền, đến thực thi sự kiện chỉn chu nhất. Hãy để chúng tôi giúp bạn biến sự kiện tiếp theo thành một hành trình trải nghiệm đáng nhớ, nơi thương hiệu của bạn tỏa sáng và chạm đến trái tim khách hàng theo cách chưa từng có!

Liên hệ Headfully ngay hôm nay để bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện chủ đề của bạn. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và cùng bạn tạo nên những khoảnh khắc vàng cho thương hiệu. Sự khác biệt đang chờ đón – và Headfully sẽ biến nó thành hiện thực cho sự kiện của bạn.